Trong phần giới thiệu này, chúng tôi trình bày một quy trình tuyển chọn thực tiễn về... ứng dụng giúp sắp xếp cuộc sống hàng ngày ở nơi làm việc và trong cuộc sống cá nhân.

Các công cụ như Todoist, Trello, Evernote, Asana, Slack, RescueTime, Google Drive/Docs, Calendly, Notion và Obsidian tập trung hóa thông tin, cho phép tạo bảng Kanban, danh sách, lịch và cộng tác theo thời gian thực.

Bạn sẽ thấy đó là những cái nào. tài nguyên Điều tạo nên sự khác biệt: lời nhắc thông minh, lịch sử phiên bản, tích hợp với Zoom, Stripe và PayPal, tự động hóa và báo cáo cho thấy nên đầu tư năng lượng vào đâu.

Mục tiêu là giới thiệu những ứng dụng tốt nhất giúp tăng năng suất một cách dễ dàng: các tùy chọn có gói miễn phí, tích hợp trên máy tính và thiết bị di động, cùng các ví dụ sử dụng thực tế để giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng.

Cuối cùng, bạn sẽ có một hướng dẫn rõ ràng để xây dựng hệ thống công cụ của mình, giảm thiểu sự xao nhãng, ưu tiên các nhiệm vụ và theo dõi kết quả mà không lãng phí thời gian vào các bài kiểm tra dài dòng.

Kết luận chính

• Một lựa chọn thiết thực để tổ chức công việc và giao tiếp.
• Các tính năng chính: nhắc nhở, lịch sử và tích hợp.
• Có nhiều lựa chọn với các gói miễn phí để bạn bắt đầu ngay hôm nay.
• Sự kết hợp hữu ích: lập kế hoạch, thực hiện và giám sát.
• Hãy tập trung vào việc giảm ma sát và tăng hiệu quả.

Vì sao năng suất lao động trở thành ưu tiên hàng đầu hiện nay: dữ liệu và bối cảnh quan trọng.

Dữ liệu gần đây cho thấy rõ mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Các nghiên cứu của Gallup ước tính rằng những nhân viên không tích cực gắn kết với công việc gây ra thiệt hại từ 483 đến 605 tỷ đô la Mỹ mỗi năm. Điều này cho thấy việc đầu tư vào các quy trình và tài nguyên Đây không phải là một khoản chi phí, mà là một chiến lược.

Những sự gián đoạn gây ra tổn thất thực sự. Phải mất khoảng 23 phút và 13 giây để lấy lại sự tập trung sau khi bị phân tâm. Thời gian này làm hao phí thời gian trong ngày và làm giảm hiệu quả của công việc tập trung.

Mặt khác, theo McKinsey, các tổ chức có đội ngũ gắn kết và giao tiếp tốt có thể tăng hiệu quả lên 20% đến 25%. Nói cách khác, việc cấu trúc luồng thông tin tạo ra sự khác biệt.

Trên thực tếƯu tiên hàng đầu là giảm thiểu sự xao nhãng, chuẩn hóa quy trình và lựa chọn các công cụ có số liệu cung cấp thông tin nhanh chóng. Bằng cách này, bạn sẽ tăng năng suất với những thay đổi cụ thể trong cách làm việc của nhóm.

Ứng dụng tăng năng suất: cách chọn công cụ phù hợp cho cuộc sống hàng ngày của bạn

Việc lựa chọn công cụ phù hợp bắt đầu từ việc hiểu rõ vấn đề bạn muốn giải quyết. Hãy đặt ra những mục tiêu đơn giản: giảm số cuộc họp, sắp xếp công việc hoặc tập trung hóa thông tin.

Các danh mục thiết yếu

Nhiệm vụ và quản lý: danh sách, biểu đồ và thời hạn.
Thời gian và sự tập trungTheo dõi và chặn.
Sự hợp tácTrò chuyện, tập tin và cuộc họp.
Thông tinGhi chú và cơ sở kiến thức.
Tự động hóaĐể giảm thiểu sức lao động chân tay.

Tiêu chí thực tiễn

Đánh giá các tính năng quan trọng trong sử dụng thực tế: nhắc nhở, lịch sử, báo cáo và tích hợp với email, Drive và lịch. Ưu tiên sử dụng gói miễn phí để xác nhận sự đồng thuận của nhóm trước khi trả phí cho các tính năng nâng cao.

Kiểm tra độ khó học tập, giới hạn người dùng và vấn đề bảo mật. Chạy thử nghiệm ngắn hạn với người dùng chủ chốt, thu thập phản hồi và điều chỉnh cơ chế quản trị: ai tạo dự án, ai quản lý dự án và cách đặt tên dự án.

Quản lý nhiệm vụ và dự án để tổ chức công việc và nhóm.

Việc tổ chức các nhiệm vụ và dự án đòi hỏi một cấu trúc rõ ràng để nhóm có thể hoạt động trơn tru. Lựa chọn nền tảng phù hợp sẽ thay đổi quy trình làm việc và giảm thiểu việc làm lại.

Todoist

Todoist Tạo các nhiệm vụ với thời hạn, lời nhắc và khả năng cộng tác. Chuyển đổi giữa chế độ xem danh sách và Kanban để xem quy trình làm việc và ưu tiên nhanh chóng. Gói cơ bản miễn phí cho phép bạn bắt đầu mà không mất phí.

Trello

Trello Sử dụng biểu đồ, danh sách và thẻ để mô tả chi tiết từng hoạt động. Thêm danh sách kiểm tra, tệp đính kèm và nhận xét; Power-Ups mở rộng khả năng và tích hợp cho các nhóm nhỏ.

Asana

Asana Nó kết hợp danh sách, lịch và bảng Kanban với các báo cáo hữu ích. Lý tưởng để hợp nhất nhiều dự án và giúp các thành viên nhóm nắm rõ thời hạn và kết quả cần đạt được.

Trại căn cứ

Trại căn cứ Tập trung danh sách, tin nhắn, tệp và thông báo điểm danh vào một không gian duy nhất. Lý tưởng cho các nhóm muốn giảm thiểu các kênh phân tán và duy trì bối cảnh công việc.

Khái niệm

Khái niệm Nó cung cấp các trang và cơ sở dữ liệu cho các dự án, tài liệu và nhiệm vụ. Sử dụng các mẫu để chuẩn hóa quy trình và đảm bảo sự đồng bộ giữa kiến thức và việc thực thi.

Có

Có Hỗ trợ Scrum và Kanban với khả năng theo dõi linh hoạt danh sách công việc tồn đọng, các sprint và trạng thái theo thời gian thực. Lý tưởng cho các nhóm cần sự minh bạch và quản lý phân phối liên tục.

Mẹo hữu ích: Chuẩn hóa danh sách việc cần làm và nhãn, phân công trách nhiệm và thời hạn rõ ràng, đồng thời sử dụng ghi chú để giảm thiểu các cuộc họp. Tích hợp với Drive, Slack và lịch để cộng tác liền mạch giữa các công cụ.

Thời gian, sự tập trung và ít yếu tố gây xao nhãng sẽ giúp bạn có thêm vài giờ trong ngày.

Việc kiếm thêm giờ mỗi ngày bắt đầu bằng việc kiểm soát cách bạn sử dụng thời gian đó. thời gian Điều đó thực sự đúng. Việc đo lường và loại bỏ những thói quen không hiệu quả sẽ tạo ra không gian cho những nhiệm vụ quan trọng.

Thời gian cứu hộ

RescueTime tự động theo dõi việc sử dụng trang web và ứng dụng. Nó thiết lập mục tiêu, gửi cảnh báo và tạo báo cáo hàng tuần. Hoạt động trên máy tính để bàn và thiết bị di động; các gói trả phí bắt đầu từ 6 đô la với bản dùng thử miễn phí. Sử dụng nó để đo lường mức độ sử dụng của bạn. thời gian Hãy thực tế và ưu tiên những việc mang lại kết quả.

Hãy tập trung

Tiện ích mở rộng Chrome chặn các trang web và áp dụng giới hạn truy cập hàng ngày. Lý tưởng để loại bỏ sự xao nhãng từ mạng xã hội và tin tức, đồng thời bảo vệ các khối lượng công việc đã chọn.

KanbanFlow, Pomodoro, Focus List và Noisli

Kết hợp KanbanFlow với Kỹ thuật Pomodoro để tạo ra các chu kỳ 25 phút và theo dõi thời gian. Trên iOS, Focus List giúp tổ chức các chu kỳ tập trung một cách dễ dàng.

Noisli cung cấp âm thanh thư giãn giúp giảm tiếng ồn và lo lắng, hỗ trợ duy trì... tập trung và cải thiện hiệu suất trong công việc.

Mẹo hữu ích: Chặn các khung giờ không thể thay đổi, thiết lập cảnh báo và xem báo cáo hàng tuần. Bắt đầu với gói miễn phí và chỉ nâng cấp nếu các tính năng xứng đáng với khoản đầu tư.

Giao tiếp và hợp tác hiệu quả, không gián đoạn, trong thời gian thực.

Giao tiếp Các nhóm được tổ chức tốt giúp đẩy nhanh quá trình ra quyết định và giảm thiểu việc làm lại. Các công cụ phù hợp giúp duy trì sự tập trung và cho phép cộng tác theo thời gian thực giữa các nhóm phân tán.

Slack: các kênh, tích hợp và tự động hóa

Slack kết nối các nhóm thông qua các kênh theo chủ đề và tích hợp với Trello, Drive cùng các nền tảng khác. Sử dụng tính năng tự động hóa cho các thông báo, phê duyệt và để giảm thiểu email trùng lặp.

Google Meet và Zoom: các cuộc gọi video hiệu quả

Meet và Zoom cung cấp các cuộc gọi video và thuyết trình từ xa với khả năng chia sẻ màn hình và ghi hình. Kết hợp chúng với các chương trình nghị sự và tóm tắt ngắn gọn để theo kịp tiến độ.

Calendly: Lên lịch mà không cần phải mất công trao đổi qua lại.

Calendly tự động hóa việc lên lịch với các liên kết về thời gian rảnh và tích hợp (Zoom, Teams). Điều này biến việc lên lịch thành một quy trình làm việc, và người tham gia sẽ nhận được lời nhắc tự động.

Google Docs, Sheets và Slides + Drive

Docs, Sheets và Slides cho phép chỉnh sửa đồng thời và lưu trữ lịch sử phiên bản, lý tưởng để tạo và xem lại tài liệu mà không cần sao chép. Tập trung hóa tệp tin trong Google Drive và kiểm soát quyền truy cập theo thư mục.

Miro, Pitch và Confluence: ý tưởng, bài thuyết trình và ghi âm.

Hãy sử dụng Miro để lên ý tưởng trực quan, Pitch để thuyết trình cộng tác và Confluence như một kho kiến thức. Những công cụ này giúp giảm thiểu sự nhiễu loạn thông tin và đảm bảo các quyết định được đưa ra dễ dàng cho tất cả các thành viên trong nhóm.

Mẹo hữu ích: Xác định các nghi thức ngắn gọn, kênh giao tiếp (kênh công khai, tin nhắn riêng, cuộc họp hoặc cơ sở dữ liệu) và bắt đầu với gói miễn phí. Kết hợp làm việc đồng bộ và không đồng bộ để tăng năng suất nhóm.

Ghi chú và quản lý thông tin cho các ý tưởng và tài liệu.

Một hệ thống ghi chú đơn giản giúp chuyển đổi các khái niệm mơ hồ thành kiến thức có thể áp dụng được. Hãy chỉ định một nơi để lưu trữ các ý tưởng và tài liệu. Điều này giúp tránh làm lại công việc và tăng tốc quy trình làm việc.

Evernote

Sử dụng Evernote để lưu trữ văn bản, hình ảnh, âm thanh và trang web bằng Web Clipper. Sắp xếp mọi thứ theo sổ tay và thẻ để tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

Máy quét này số hóa giấy tờ và thẻ. Việc tích hợp với Google Drive và Slack giúp kết nối tài liệu với cuộc sống hàng ngày. Ứng dụng có gói miễn phí với một số hạn chế.

Đá obsidian

Obsidian tạo ra một bộ não thứ hai với các ghi chú và liên kết được kết nối với nhau. Biểu đồ trực quan hiển thị mối quan hệ giữa các ý tưởng và hỗ trợ tìm kiếm ưu tiên dữ liệu địa phương.

Cài đặt các plugin cho lịch, công việc và bảng điều khiển, và biến ghi chú của bạn thành một hệ thống sống động. Bảo mật dữ liệu của bạn trên máy tính.

Google Keep

Google Keep được sử dụng để ghi chú nhanh, lập danh sách và nhắc nhở. Ứng dụng này cho phép chia sẻ tức thì để thống nhất quyết định với nhóm.

Mẹo hữu ích: Chuẩn hóa tiêu đề và thẻ, tách biệt ghi chú tham khảo và ghi chú hành động, đồng thời tích hợp với Drive và Slack để chuyển đổi thông tin thành hành động. Bắt đầu đơn giản và mở rộng quy mô sử dụng khi bạn thấy hiệu quả rõ rệt trong năng suất.

Tự động hóa, bảo mật và vận hành giúp mở rộng quy mô dễ dàng.

Tự động hóa các quy trình và bảo vệ quyền truy cập. Điều này rất cần thiết cho sự phát triển an toàn. Kết hợp nền tảng tự động hóa với các thực tiễn quản trị tốt để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Zapier: Kết nối các luồng dữ liệu mà không cần lập trình.

Zapier kết nối hơn 5.000 ứng dụng và cho phép bạn tạo các quy trình tự động hóa mà không cần lập trình. Sử dụng Zaps để di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống, tạo tác vụ và thông báo cho các nhóm.

DocuSign: chữ ký điện tử nhanh chóng

DocuSign giúp tăng tốc quá trình phê duyệt và đảm bảo tính pháp lý cho các hợp đồng từ xa. Đây là giải pháp thiết thực để hoàn tất giao dịch mà không cần chờ đợi các tài liệu giấy.

Mật khẩu an toàn: LastPass và 1Password

LastPass e 1Password Tập trung hóa quy trình đăng nhập bằng kho lưu trữ và xác thực hai yếu tố (2FA). Bảo vệ tài liệu và quyền truy cập, giảm số lần đặt lại mật khẩu và cải thiện trải nghiệm người dùng.

Thu hoạch: đo lường thời gian và tạo ra doanh thu.

Harvest theo dõi thời gian và chi phí, đồng thời tạo hóa đơn tích hợp với Asana, Trello và QuickBooks. Lý tưởng để chuyển đổi hồ sơ thành hóa đơn mà không cần thao tác thủ công.

Mẹo hữu ích: Chuẩn hóa các quy trình tự động hóa quan trọng, xác định chính sách truy cập người dùng và đo lường tác động. Lập bản đồ quy trình trước khi tự động hóa để mở rộng quy mô dự án mà không tạo ra tắc nghẽn.

Làm thế nào để xây dựng bộ công cụ tăng năng suất của bạn ngay hôm nay, tại Brazil.

Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể xây dựng một bộ công cụ chức năng cho công việc và dự án tại Brazil. Hãy bắt đầu với các công cụ miễn phí để xác thực quy trình làm việc và sự đồng thuận của nhóm trước khi đầu tư vào các phiên bản trả phí.

Gói khởi đầu miễn phí: nhiệm vụ, giao tiếp, tài liệu và sự tập trung

Hãy cùng nhau tạo nên một combo khai vị. Với Trello hoặc Asana để quản lý công việc; Slack để liên lạc; Google Drive + Docs/Sheets/Slides để lưu trữ tài liệu; và RescueTime hoặc StayFocusd để tập trung. Các gói miễn phí này đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu.

Các giải pháp tích hợp tạo nên sự khác biệt: từ Slack đến Google Drive và hơn thế nữa.

Kích hoạt các tích hợp quan trọng: Slack + Trello để thông báo; Drive liên kết với tài liệu nhóm; Zapier để tự động hóa với email, bảng tính và cửa hàng ứng dụng. Các tích hợp này giúp giảm thiểu việc làm lại và làm cho quản lý dự án trở nên trôi chảy hơn.

Kế hoạch, các phiên bản và khả năng phát triển cho các nhóm và dự án.

Xác nhận gói miễn phí và lên kế hoạch chuyển sang phiên bản khác để mở khóa thêm tính năng hoặc người dùng. Ưu tiên các công cụ có hỗ trợ địa phương và cộng đồng hoạt động tích cực để tăng tốc độ triển khai tại Brazil.

Mẹo hữu ích: Hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ, đo lường tác động dựa trên thời gian và kết quả đạt được, và chỉ sau đó mới bổ sung các công nghệ tự động hóa hoặc BI. Điều này đảm bảo có không gian để phát triển mà không làm tăng thêm khó khăn trong hoạt động hàng ngày.

Hãy tiến thêm một bước nữa: ít ma sát hơn, nhiều kết quả hơn trong công việc của bạn.

Hãy ưu tiên ba công cụ và dành nửa giờ tập trung vào chúng. Để bắt đầu, hãy chọn 3 ứng dụng, tạo danh sách đầu tiên và dành ra 30 phút trên lịch để hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên.

Hãy thiết lập một bảng đơn giản với các cột rõ ràng (việc cần làm, đang thực hiện, đã hoàn thành) và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Sử dụng danh sách kiểm tra từng bước để lập kế hoạch dự án và đẩy nhanh quá trình hình thành quy trình.

Thiết lập chu kỳ quản lý hàng tuần: xem xét các hoạt động, ưu tiên các bước tiếp theo và đo lường thời gian đã dành. Chuẩn hóa tên tệp và thư mục để cải thiện khả năng tổ chức và giảm thiểu thời gian tìm kiếm.

Tập trung hóa các quyết định tại một nơi và triển khai tự động hóa đơn giản. Đào tạo nhóm về các quy trình ngắn gọn và xem xét lại bộ công cụ hàng tháng. Với những điều chỉnh nhỏ, nhất quán, bạn sẽ tăng năng suất mà không gây quá tải cho bất kỳ ai.